Im Menü <Dienste> gibt es den Menüpunkt <Jahreswechsel>. Hier setzen Sie ein Häkchen bei <Alterung durchführen> und klicken dann auf <Starten>. Voraussetzung ist, dass Ihre Klassenbezeichnungen dem allgemeinen Standard entsprechen. Dann wird z.B. 5a zu 6a und 9b zu 10b umgewandelt. Nicht versetzte Schülerinnen und Schüler müssen manuell zurückgestuft werden.

Nicht immer und nicht überall werden so schlichte Klassenbezeichnungen verwendet. Dann kann es vorkommen, dass ps-biblio sich weigert, die Klassenalterung durchzuführen. Wenn es sich nur um wenige Einträge handelt, löschen Sie die Klassenbezeichnung am besten und fügen sie nach der Alterung wieder ein. Bei Kolleginnen und Kollegen lassen Sie entweder die Klasse leer oder schreiben Sie “KOLL”; diese Klassenbezeichnung wird vom Programm akzeptiert und unverändert beibehalten.

Besser als die Alterung ist ein kompletter Neu-Import. Das geht aber nur, wenn die Schülernummer in der Schulverwaltungssoftware und in ps-biblio die gleiche ist und folglich mit importiert werden kann. Andernfalls würden neue Benutzernummern vergeben, was zur Folge hätte, dass die Benutzerausweise wertlos wären und zudem die offenen Ausleihen unter anderen Nummern gespeichert wären. Außerdem muss sichergestellt werden, dass alle Medien von Abgängern zurückgegeben wurden, weil die Abgänger ja nicht mehr in der Importdatei mitgeführt werden. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, löschen Sie im Datenbankverzeichnis die Datei benutzer.dbf; sie wird beim nächsten Programmstart neu erstellt und ist nun leer. Durch den Import wird dann die gesamte Schülerschaft wieder mit aktuellen Daten hergestellt. Wenn unter den Ausleihern Lehrer sind, müssen natürlich auch diese importiert werden. Das kann auch sukzessive erfolgen, denn beim Import werden die neuen Daten angefügt, ohne dass die alten Einträge gelöscht werden.