öffnen. Beherzigen Sie nur eines: Ändern Sie niemals mit Excel Ihre Datenbestände! Wenn Sie mit Excel arbeiten möchten, dann nur mit einer Kopie Ihrer Datenbank. Seien Sie sich dessen bewusst, dass Excel DBF-Dateien in einem Format speichert, das nicht mehr Biblio-konform ist.
Jede dBASE-Datei (DBF) beinhaltet eine Tabelle mit Daten. So enthält die Medien.dbf Informationen über die Medien, wie z.B. Autor- und Titeldaten.
Manchmal existiert zu einer DBF-Datei auch eine CDX-Datei. Jede CDX-Datei beinhaltet einen Index auf die gleichnamige Tabelle. Die Medien.cdx beinhaltet also einen Index auf die Medien.dbf. Indexdateien werden dazu benötigt, Daten um ein Vielfaches schneller durchsuchen zu können.
Für die Datensicherung sind die CDX-Dateien unerheblich. Sie können jederzeit aus dem Informationsgehalt der DBF-Dateien neu erstellt werden.
Passt eine CDX-Datei nicht zu einer DBF-Datei, kann es zu falschem Verhalten in PS-BIBLIO kommen. Beispielsweise erscheinen unter Umständen bei einem Benutzer 20 gleiche ausgeliehene Medien, obwohl er in Wirklichkeit nichts ausgeliehen hat. In solch einem Fall hilft die Aufräumfunktion. Die Datenbanken werden damit reorganisiert und reindiziert. Auch ein manuelles Löschen der CDX-Dateien und ein erneuter Programmstart führen zu dem selben Ergebnis. Wenn Sie Ihre Daten immer beieinander halten, tritt dieser Fall jedoch so gut wie nie auf.
Um das Trio komplett zu machen, fehlen neben DBF- und CDX-Dateien noch die FPT-Dateien. Sie enthalten längere Texte und ermöglichen eine Speicherplatz schonende Datenhaltung. So beinhaltet die email.fpt die eigentlichen Texte der E-Mails, die email.dbf beinhaltet Daten wie Absender, Empfänger, Betreff, etc.- also Daten fester Länge.
Die FPT-Datei darf niemals von der DBF-Datei getrennt werden! Es darf also keine ältere medienDBT.dbf zu einer neueren medienDBT.fpt kopiert werden - und umgekehrt.
Hier sind noch einmal alle DBF- und FPT-Dateien im Überblick. Die roten fettgedruckten Einträge sind Datenbanken, auf die Sie besonders acht geben sollten, da sie die Kerninformationen Ihrer Bibliothek enthalten:
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Medien.dbf
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Mediendaten, wie Mediennummer, Autor, Titel, Verlag, Erscheinungsjahr...
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Swort.dbf
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Schlagwortdaten zu den Medien. Besitzt ein Medium z.B. 4 Schlagwörter, sind in dieser Tabelle 4 Zeilen für dieses Medium gespeichert und zwar immer im Format "Mediennummer, Schlagwort".
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MedienDBT.dbf
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Inhaltsangaben und Kurzbeschreibungen (Verwaltung)
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MedienDBT.fpt
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Inhaltsangaben und Kurzbeschreibungen (eigentlicher Speicherort). Beide Dateien bitte nie trennen!
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MCode.dbf
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Beinhaltet Informationen über die verschiedenen Mediencodes, also alle verschiedenen Medienarten mit Ausleihdauer, Ausleihgebühren, etc.
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Statgru.dbf
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Angaben zu den Statistikgruppen. Diese Datei können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Achten Sie jedoch auf Eindeutigkeit des ersten Spaltenwertes. |
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Sachgru.dbf
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Angaben zu den Sachgruppen. dto.
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Verlag.dbf
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Nahezu alle Verlage in Deutschland mit ISBN-Präfix. Damit genügt die Eingabe der ISBN-Nummer in der Medienkartei und der Verlag wird automatisch ergänzt.
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Ausleih.dbf
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Die Ausleihdaten. Hier wird in jeder Tabellenspalte immer die Benutzernummer und die Mediennummer gespeichert. Zusätzlich wird festgehalten, ob es sich um eine Ausleihe oder Vormerkung handelt, welche Mahnstufe erreicht ist und wann die Rückgabe zu erwarten ist.
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Lesealter.dbf
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Bezeichnungen der Lesealtergruppen.
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Nulltag.dbf
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Informationen über die Ferienzeiträume und Feiertage.
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EMails.dbf
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Alle E-Mails im Postausgang
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EMails.ftp
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Die Texte dazu
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Tipday.dbf
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Tipp des Tages
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Statist.dbf
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Statistikdaten
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Liefer.dbf
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Lieferantendaten
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Bestell.dbf
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Bestellungen neuer Medien
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Gebuehren.dbf
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Gebührenprotokoll aller Buchungen. Sorgt für ein transparentes Benutzerkonto
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Gazetten.dbf
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Zeitschrifteninformationen
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Benutzer.dbf
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Benutzerdaten, wie Name, Vorname, Adresse, etc.
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Sysdata.dbf
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Anmeldedaten für Benutzer von PS-BIBLIO
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Loemed.dbf
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Hier landet jedes gelöschte Medium. Von Zeit zu Zeit können Sie diese Datei auch löschen.
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Loeben.dbf
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Hier landet jeder gelöschte Benutzer.Von Zeit zu Zeit können Sie diese Datei auch löschen.
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Client.dbf
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Ihre verschlüsselten Lizenzinformationen.
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B_Ablage.dbf
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Hält Ausleihzahlen von Benutzern nach einem Jahreswechsel fest
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M_Ablage.dbf
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Hält Ausleihzahlen von Medien nach einem Jahreswechsel fest
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